ຄູ່ມືຈັດການບັນຊີທະນາຄານ ແລະ ປຶ້ມບັນຊີເງິນສົດ

ເອກະສານນີ້ອະທິບາຍຂັ້ນຕອນການປະຕິບັດງານເທື່ອລະຂັ້ນ (Step-by-step) ສຳລັບເຈົ້າຂອງຮ້ານ, ຫົວໜ້າບັນຊີ ແລະ ພະນັກງານເກັບເງິນ ໃນການ ສ້າງບັນຊີທະນາຄານ/ລິ້ນຊັກເງິນສົດ, ຕິດຕາມກະແສເງິນຮັບ-ຈ່າຍອັດຕະໂນມັດ, ໂອນຍ້າຍເງິນພາຍໃນ ແລະ ກວດສອບຍອດເງິນຕາມຈິງແບບສົດໆ ເທິງລະບົບ MaxSeller.

---

🌟 1. ພາບລວມ ແລະ ຜົນປະໂຫຍດໃນການປະຕິບັດງານ

ການຈັດການກະແສເງິນສົດໃນຮູບແບບເດີມມັກປະສົບປັນຫາຂໍ້ມູນກະຈັດກະຈາຍ, ບໍ່ຮູ້ຍອດເງິນຄົງເຫຼືອຕົວຈິງໃນແຕ່ລະບັນຊີ ແລະ ເສຍເວລາຢ່າງຫຼວງຫຼາຍໃນການກວດສອບ Statement ທະນາຄານ.

ລະບົບ ຈັດການບັນຊີ ແລະ ປຶ້ມເງິນສົດ ຂອງ MaxSeller ມອບຜົນປະໂຫຍດທີ່ເໜືອກວ່າ:

• ບໍລິຫານຈັດການແຫຼ່ງເງິນທຶນລວມສູນ: ກຳນົດບັນຊີທະນາຄານ (BCEL, LDB, JDB, ກະສິກອນ, SCB...), ລິ້ນຊັກເງິນສົດໜ້າຮ້ານ POS ຫຼື ກະເປົາເງິນດິຈິຕອນຢ່າງຊັດເຈນ.
• ກະແສເງິນສົດອັດຕະໂນມັດ: ທຸກຄຳສັ່ງຊື້ທີ່ຂາຍໄດ້, ການຮັບຊຳລະເງິນຈາກລູກຄ້າ, ໃບສຳຄັນຈ່າຍຊື້ສິນຄ້າ ຫຼື ຈ່າຍເງິນເດືອນ ຈະເພີ່ມ/ຫັກຍອດໃນບັນຊີທີ່ລະບຸໂດຍອັດຕະໂນມັດ.
• ປຶ້ມບັນຊີແຍກປະເພດແບບສົດໆ (Realtime Ledger): ເບິ່ງປະຫວັດຄວາມເຄື່ອນໄຫວຂອງຍອດເງິນລະອຽດຍ້ອນຫຼັງຄືກັບ Statement ທະນາຄານ.
• ໂອນເງິນພາຍໃນຢ່າງປອດໄພ: ຍ້າຍເງິນລະຫວ່າງກອງທຶນ (ຕົວຢ່າງ: ເກັບເງິນສົດຈາກໜ້າຮ້ານເຂົ້າຝາກທະນາຄານ) ໂດຍບໍ່ກະທົບຕໍ່ຕົວເລກລາຍໄດ້ ຫຼື ລາຍຈ່າຍ.
• ກວດສອບຍອດ Statement ວ່ອງໄວ: ປຽບທຽບຍອດເງິນໃນລະບົບກັບ Internet Banking ແລະ ເງິນສົດຕົວຈິງໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ.

---

🚀 2. ຂັ້ນຕອນການປະຕິບັດງານເທື່ອລະຂັ້ນ (Step-by-Step)

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 1: ສ້າງບັນຊີທະນາຄານ / ລິ້ນຊັກເງິນສົດໃໝ່

1. ໄປທີ່ເມນູ ການເງິນ ແລະ ກະແສເງິນສົດ ➔ ເລືອກ ບັນຊີ & ປຶ້ມເງິນສົດ (ເສັ້ນທາງ /financial-accounts).
2. ຄລິກປຸ່ມ + ເພີ່ມບັນຊີ ທີ່ມຸມຂວາເທິງ.
3. ປ້ອນຂໍ້ມູນໃນໜ້າຕ່າງສ້າງບັນຊີ:
   • ປະເພດບັນຊີ: ເລືອກ 1 ໃນ 3 ປະເພດ:
     • ທະນາຄານ (Bank): ບັນຊີທະນາຄານ ເຊັ່ນ BCEL, LDB, JDB, KBANK, SCB...
     • ເງິນສົດ (Cash): ລິ້ນຊັກເງິນສົດໜ້າຮ້ານແຄັດເຊຍ, ເງິນສົດຍ່ອຍປະຈຳສາຂາ.
     • ກະເປົາເງິນດິຈິຕອນ (E-Wallet): ບັນຊີ OnePay, TrueMoney...
   • ຊື່ບັນຊີທີ່ສະແດງ: ຕັ້ງຊື່ທີ່ແຍກແຍະໄດ້ງ່າຍ ຕົວຢ່າງ: "BCEL - ຂາຍອອນລາຍ", "ລິ້ນຊັກແຄັດເຊຍ 1", "LDB - ສັ່ງຊື້ສິນຄ້າ".
   • ທະນາຄານ: ເລືອກທະນາຄານຈາກລາຍການທີ່ມີໄອຄອນສະແດງຜົນ.
   • ເລກທີບັນຊີ: ປ້ອນໝາຍເລກບັນຊີທະນາຄານ ຫຼື ເບີໂທລະສັບກະເປົາເງິນດິຈິຕອນ.
   • ຊື່ເຈົ້າຂອງບັນຊີ: ປ້ອນຊື່ບັນຊີຕົວພິມໃຫຍ່ (ຕົວຢ່າງ: MR SOMCHAI SUKJAI).
   • ສາຂາທະນາຄານ: ສາຂາທີ່ເປີດບັນຊີ (ບໍ່ບັງຄັບ).
   • ສະກຸນເງິນ: ເລືອກສະກຸນເງິນທີ່ນຳໃຊ້ (LAK, THB, USD, VND).
   • ຍອດຍົກມາເລີ່ມຕົ້ນ (Opening Balance): ປ້ອນຍອດເງິນຄົງເຫຼືອທີ່ມີຢູ່ຕົວຈິງ ນະ ວັນທີເລີ່ມນຳໃຊ້ລະບົບ.
   • ຕັ້ງເປັນບັນຊີເລີ່ມຕົ້ນ: ເລືອກຫາກຕ້ອງການໃຫ້ບັນຊີນີ້ຖືກເລືອກອັດຕະໂນມັດເມື່ອເປີດອໍເດີ ຫຼື ສ້າງໃບຮັບເງິນໃໝ່.
   • ອະນຸຍາດໃຫ້ຍອດຕິດລົບໄດ້: ຫາກເປີດ ລະບົບຈະຍອມໃຫ້ເບີກຈ່າຍເກີນຍອດທີ່ມີຢູ່; ຫາກປິດ ລະບົບຈະແຈ້ງເຕືອນເມື່ອເງິນບໍ່ພໍຈ່າຍ.
4. ຄລິກ ບັນທຶກຂໍ້ມູນ.

ຄຳແນະນຳການນຳໃຊ້

ລະບົບຈະສ້າງລາຍການບັນທຶກ ຍອດຍົກມາຕົ້ນງວດ ແຖວທຳອິດໃນປຶ້ມບັນຊີຂອງບັນຊີນີ້ໃຫ້ອັດຕະໂນມັດທັນທີທີ່ບັນທຶກ.

---

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 2: ບັນທຶກລາຍຮັບ ແລະ ເງິນເຂົ້າອັດຕະໂນມັດ

ເມື່ອມີລາຍໄດ້ຈາກການຂາຍ ຫຼື ຮັບຊຳລະໜີ້ ເງິນຈະແລ່ນເຂົ້າສູ່ບັນຊີທີ່ລະບຸໂດຍອັດຕະໂນມັດ:

1. ຮັບເງິນຈາກຄຳສັ່ງຊື້ (POS / Chat):

• ເມື່ອສ້າງອໍເດີ ໃນຊ່ອງ ວິທີການຊຳລະເງິນ ພະນັກງານເລືອກ ໂອນເງິນ.
• ລະບົບຈະສະແດງລາຍການ ບັນຊີທະນາຄານທີ່ຮັບເງິນ (ເລືອກບັນຊີເລີ່ມຕົ້ນຂອງຮ້ານໃຫ້ອັດຕະໂນມັດ).
• ລູກຄ້າສະແກນ QR Code ຊຳລະເງິນ.
• ເມື່ອຄຳສັ່ງຊື້ປ່ຽນສະຖານະເປັນຊຳລະເງິນແລ້ວ ລະບົບຈະ ເພີ່ມຍອດເງິນ ເຂົ້າສູ່ບັນຊີທະນາຄານທີ່ເລືອກທັນທີ.

2. ຮັບເງິນຜ່ານໃບຮັບເງິນ (Receipt Voucher):

• ໄປທີ່ເມນູ ການເງິນ ແລະ ກະແສເງິນສົດ ➔ ໃບຮັບເງິນ.
• ຄລິກ + ສ້າງໃບຮັບເງິນ ເລືອກເຫດຜົນການຮັບເງິນ (ຮັບຊຳລະໜີ້ລູກຄ້າ, ຂາຍຊາກຊັບສິນ, ຮັບດອກເບ້ຍ...).
• ໃນຊ່ອງ ບັນຊີທີ່ຮັບເງິນ ເລືອກບັນຊີປາຍທາງ.
• ເມື່ອອະນຸມັດໃບຮັບເງິນ ລະບົບຈະລົງບັນທຶກລາຍການ In (ເງິນເຂົ້າ) ໃນປຶ້ມບັນຊີທັນທີ.

---

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 3: ຈ່າຍຄ່າສິນຄ້າ, ຈ່າຍເງິນເດືອນ ແລະ ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍດຳເນີນງານ

ທຸກການເບີກຈ່າຍຈະຖືກຄວບຄຸມຕາມບັນຊີຕົ້ນທາງຢ່າງເຂັ້ມງວດ:

1. ໄປທີ່ເມນູ ການເງິນ ແລະ ກະແສເງິນສົດ ➔ ເລືອກ ໃບສຳຄັນຈ່າຍ (ຫຼື ສ້າງຈາກໃບສັ່ງຊື້ສິນຄ້າ, ຮອບເງິນເດືອນ).
2. ເລືອກ ບັນຊີຕົ້ນທາງທີ່ຕັດເງິນ (Source Account):
   • ຈ່າຍເງິນສົດໃຫ້ຄົນສົ່ງເຄື່ອງ/ຊື້ເຄື່ອງໃຊ້ເລັກໆນ້ອຍໆ: ເລືອກ ລິ້ນຊັກເງິນສົດໜ້າຮ້ານ.
   • ໂອນຊຳລະເງິນຜູ້ສະໜອງ ຫຼື ຈ່າຍເງິນເດືອນ: ເລືອກ ບັນຊີທະນາຄານ.
3. ລະບຸຈຳນວນເງິນ ແລະ ແນບຫຼັກຖານສະລິບໂອນເງິນ (ຖ້າມີ).
4. ເມື່ອໃບສຳຄັນຈ່າຍໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຂັ້ນສຸດທ້າຍ:
   • ລະບົບຈະ ຫັກຫຼຸດຍອດເງິນ ໃນບັນຊີຕົ້ນທາງ (-ຈຳນວນເງິນ).
   • ສ້າງລາຍການເຄື່ອນໄຫວ Out (ເງິນອອກ) ໃນປຶ້ມບັນຊີຂອງບັນຊີQueueນັ້ນໂດຍອັດຕະໂນມັດ.

---

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 4: ການໂອນເງິນພາຍໃນລະຫວ່າງບັນຊີ (Internal Transfer)

ຟັງຊັນ ໂອນເງິນພາຍໃນ ໃຊ້ເມື່ອຮ້ານຄ້າຍ້າຍເງິນລະຫວ່າງບັນຊີຂອງຕົນເອງ ເຊັ່ນ:

• ສິ້ນວັນ ແຄັດເຊຍນຳເງິນສົດຈາກລິ້ນຊັກໜ້າຮ້ານໄປຝາກເຂົ້າບັນຊີທະນາຄານ.
• ຖອນເງິນຈາກທະນາຄານມາເປັນເງິນສົດຍ່ອຍໜ້າຮ້ານ.
• ໂອນເງິນລະຫວ່າງບັນຊີ BCEL ໄປຍັງບັນຊີ LDB ເພື່ອຈ່າຍຜູ້ສະໜອງ.

ຂັ້ນຕອນການໂອນ:

1. ໃນໜ້າ ບັນຊີ & ປຶ້ມເງິນສົດ ຄລິກປຸ່ມ ⇆ ໂອນເງິນພາຍໃນ.
2. ປ້ອນຂໍ້ມູນລາຍການໂອນ:
   • ຈາກບັນຊີ (ຕົ້ນທາງ): ເລືອກບັນຊີທີ່ຈະຖືກຫັກເງິນ.
   • ໄປຍັງບັນຊີ (ປາຍທາງ): ເລືອກບັນຊີທີ່ຈະໄດ້ຮັບເງິນເພີ່ມ.
   • ຈຳນວນເງິນທີ່ໂອນ: ລະບຸຍອດເງິນ.
   • ຄ່າທຳນຽມການໂອນ (ຖ້າມີ): ລະບຸຄ່າທຳນຽມທະນາຄານ.
   • ໝາຍເຫດ: ລະບຸເຫດຜົນ (ຕົວຢ່າງ: "ນຳຝາກເງິນສົດຍອດຂາຍຜຽນເຊົ້າ ວັນທີ 27/08").
3. ຄລິກ ຢືນຢັນການໂອນເງິນ.

ກົດເຫຼັກທາງບັນຊີ

ລາຍການໂອນເງິນພາຍໃນ ບໍ່ມີຜົນຕໍ່ຍອດລາຍໄດ້ ແລະ ບໍ່ມີຜົນຕໍ່ຍອດລາຍຈ່າຍ ຂອງຮ້ານຄ້າ. ລາຍງານກຳໄລຂາດທຶນ (P&L) ຈະບໍ່ເກີດຄວາມຜິດພາດຂອງຕົວເລກ.

---

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 5: ກວດສອບປຶ້ມບັນຊີແຍກປະເພດ (Account Statement)

ແຕ່ລະບັນຊີມີໜ້າ ປຶ້ມບັນຊີແຍກປະເພດ (Account Ledger) ສຳລັບກວດສອບລາຍການເຄື່ອນໄຫວບັນຊີ:

1. ໃນໜ້າລາຍການບັນຊີ ຄລິກທີ່ບັນຊີທີ່ຕ້ອງການກວດ (ຫຼື ຄລິກໄອຄອນ ເບິ່ງປຶ້ມບັນຊີ).
2. ແຖບສະຫຼຸບຕົວເລກປະຈຳງວດ:
   • ຍອດຍົກມາຕົ້ນງວດ (B_start): ຍອດເງິນ ນະ ຈຸດເລີ່ມຕົ້ນຂອງຊ່ວງເວລາທີ່ເລືອກ.
   • ຍອດເງິນເຂົ້າລວມ (Total In): ລວມລາຍຮັບ ແລະ ການໂອນເງິນເຂົ້າ.
   • ຍອດເງິນອອກລວມ (Total Out): ລວມລາຍຈ່າຍ ແລະ ການໂອນເງິນອອກ.
   • ຍອດຍົກໄປສິ້ນງວດ (B_end): B_end = B_start + Total In - Total Out.
3. ການກັ່ນຕອງຂໍ້ມູນອັດສະລິຍະ:
   • ກັ່ນຕອງຕາມຊ່ວງເວລາ: ມື້ນີ້, ມື້ວານ, ສັບປະດານີ້, ເດືອນນີ້ ຫຼື ກຳນົດຊ່ວງວັນທີເອງ.
   • ກັ່ນຕອງຕາມທິດທາງເງິນ: ທັງໝົດ, ສະເພາະເງິນເຂົ້າ (+), ສະເພາະເງິນອອກ (-), ການໂອນເງິນພາຍໃນ.
4. ເຈາະເລິກເບິ່ງເອກະສານຕົ້ນທາງ (Drill-down): ຄລິກທີ່ລະຫັດເອກະສານເພື່ອເປີດເບິ່ງລາຍລະອຽດຄຳສັ່ງຊື້, ໃບຮັບເງິນ ຫຼື ໃບສຳຄັນຈ່າຍທີ່ເຮັດໃຫ້ເກີດລາຍການນັ້ນ.

---

📌 ຂັ້ນຕອນທີ 6: ຂັ້ນຕອນການກວດສອບຍອດເງິນ (Reconciliation)

ລຳດັບ	ການດຳເນີນການ	ຈຸດປະສົງ
1	ເປີດໜ້າ ປຶ້ມບັນຊີ ເທິງ MaxSeller ເລືອກຊ່ວງເວລາເຖິງປັດຈຸບັນ.	ກວດສອບຍອດຄົງເຫຼືອທີ່ບັນທຶກໃນລະບົບ.
2	ເປີດແອັບພລິເຄຊັນ Internet Banking ຂອງທະນາຄານ (ຫຼື ນັບເງິນສົດຕົວຈິງໃນລິ້ນຊັກ).	ກວດສອບຍອດເງິນທີ່ມີຢູ່ຕົວຈິງ.
3	ປຽບທຽບຍອດເງິນທັງສອງ: • ຫາກຍອດກົງກັນ: ຂໍ້ມູນຖືກຕ້ອງ 100% ກົດປຸ່ມ ບັນທຶກກວດສອບຍອດ ເພື່ອປິດຮອບກວດ. • ຫາກຍອດບໍ່ກົງກັນ: ກວດສອບປະຫວັດລາຍການເພື່ອຊອກຫາລາຍການທີ່ຍັງບໍ່ທັນລົງບັນທຶກ ຫຼື ຄີຊ້ຳ.	ຄົ້ນຫາ ແລະ ແກ້ໄຂຄວາມຄາດເຄື່ອນໄດ້ທັນທີໃນແຕ່ລະວັນ.