Skip to main content

คู่มือจัดการบัญชีธนาคารและสมุดเงินสดกระแสเงิน

เอกสารนี้อธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานทีละขั้น (Step-by-step) สำหรับเจ้าของร้าน สมุห์บัญชี และพนักงานเก็บเงิน ในการ สร้างบัญชีธนาคาร/ลิ้นชักเงินสด ติดตามกระแสเงินรับ-จ่ายอัตโนมัติ โอนย้ายเงินภายใน และกระทบยอดเงินตามจริงแบบเรียลไทม์ บนระบบ MaxSeller

🌟 1. ภาพรวมและประโยชน์ในการปฏิบัติงาน​

การจัดการกระแสเงินสดในรูปแบบเดิมมักประสบปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่ทราบยอดเงินคงเหลือจริงในแต่ละบัญชี และเสียเวลาอย่างมากในการตรวจสอบรายการเดินบัญชี (Statement)

ระบบ จัดการบัญชีและสมุดเงินสด ของ MaxSeller มอบประโยชน์ที่เหนือกว่า:

  • บริหารจัดการแหล่งเงินทุนรวมศูนย์: กำหนดบัญชีธนาคาร (กสิกรไทย, ไทยพาณิชย์, กรุงเทพ, BCEL...), ลิ้นชักเงินสดหน้าร้าน POS หรือกระเป๋าเงินดิจิทัลอย่างชัดเจน
  • กระแสเงินสดอัตโนมัติ: ทุกคำสั่งซื้อที่ขายได้ การรับชำระเงินจากลูกค้า ใบสำคัญจ่ายซื้อสินค้า หรือจ่ายเงินเดือน จะเพิ่ม/หักยอดในบัญชีที่ระบุโดยอัตโนมัติ
  • สมุดบัญชีแยกประเภทเรียลไทม์ (Realtime Ledger): ดูประวัติความเคลื่อนไหวของยอดเงินละเอียดย้อนหลังเหมือน Statement ธนาคาร
  • โอนเงินภายในอย่างปลอดภัย: ย้ายเงินระหว่างกองทุน (เช่น: เก็บเงินสดจากหน้าร้านเข้าฝากธนาคาร) โดยไม่กระทบต่อตัวเลขรายได้หรือค่าใช้จ่าย
  • กระทบยอด Statement รวดเร็ว: เปรียบเทียบยอดเงินในระบบกับ Internet Banking และเงินสดจริงได้อย่างง่ายดาย

🚀 2. ขั้นตอนการปฏิบัติงานทีละขั้น (Step-by-Step)​

📌 ขั้นตอนที่ 1: สร้างบัญชีธนาคาร / ลิ้นชักเงินสดใหม่​

  1. ไปที่เมนู การเงินและกระแสเงินสด ➔ เลือก บัญชี & สมุดเงินสด (เส้นทาง /financial-accounts)
  2. คลิกปุ่ม + เพิ่มบัญชี ที่มุมขวาบน
  3. กรอกข้อมูลในหน้าต่างสร้างบัญชี:
    • ประเภทบัญชี: เลือก 1 ใน 3 ประเภท:
      • ธนาคาร (Bank): บัญชีธนาคาร เช่น กสิกรไทย, ไทยพาณิชย์, กรุงไทย, กรุงเทพ, BCEL...
      • เงินสด (Cash): ลิ้นชักเงินสดหน้าร้านแคชเชียร์, เงินสดย่อยประจำสาขา
      • กระเป๋าเงินดิจิทัล (E-Wallet): บัญชี TrueMoney Wallet, ShopeePay...
    • ชื่อบัญชีที่แสดง: ตั้งชื่อที่แยกแยะได้ง่าย เช่น: "KBANK - ขายออนไลน์", "ลิ้นชักแคชเชียร์ 1", "SCB - สั่งซื้อสินค้า"
    • ธนาคาร: เลือกธนาคารจากรายการที่มีไอคอนแสดงผล
    • เลขที่บัญชี: กรอกหมายเลขบัญชีธนาคารหรือเบอร์โทรศัพท์กระเป๋าเงินดิจิทัล
    • ชื่อเจ้าของบัญชี: กรอกชื่อบัญชีตัวพิมพ์ใหญ่ (เช่น: MR SOMCHAI SUKJAI)
    • สาขาธนาคาร: สาขาที่เปิดบัญชี (ไม่บังคับ)
    • สกุลเงิน: เลือกสกุลเงินที่ใช้งาน (THB, LAK, USD, VND)
    • ยอดยกมาเริ่มต้น (Opening Balance): กรอกยอดเงินคงเหลือที่มีอยู่จริง ณ วันที่เริ่มใช้งานระบบ
    • ตั้งเป็นบัญชีเริ่มต้น: เลือกหากต้องการให้บัญชีนี้ถูกเลือกอัตโนมัติเมื่อเปิดออเดอร์หรือสร้างใบเสร็จรับเงินใหม่
    • อนุญาตให้ยอดติดลบได้: หากเปิด ระบบจะยอมให้เบิกจ่ายเกินยอดที่มีอยู่; หากปิด ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อเงินไม่พอจ่าย
  4. คลิก บันทึกข้อมูล
คำแนะนำการใช้งาน

ระบบจะสร้างรายการบันทึก ยอดยกมาต้นงวด แถวแรกในสมุดบัญชีของบัญชีนี้ให้อัตโนมัติทันทีที่บันทึก

📌 ขั้นตอนที่ 2: บันทึกรายรับและเงินเข้าอัตโนมัติ​

เมื่อมีรายได้จากการขายหรือรับชำระหนี้ เงินจะวิ่งเข้าสู่บัญชีที่ระบุโดยอัตโนมัติ:

1. รับเงินจากคำสั่งซื้อ (POS / Chat):​

  • เมื่อสร้างออเดอร์ ในช่อง วิธีการชำระเงิน พนักงานเลือก โอนเงิน
  • ระบบจะแสดงรายการ บัญชีธนาคารที่รับเงิน (เลือกบัญชีเริ่มต้นของร้านให้อัตโนมัติ)
  • ลูกค้าสแกน QR Code ชำระเงิน
  • เมื่อคำสั่งซื้อเปลี่ยนสถานะเป็นชำระเงินแล้ว ระบบจะ เพิ่มยอดเงิน เข้าสู่บัญชีธนาคารที่เลือกทันที

2. รับเงินผ่านใบเสร็จรับเงิน (Receipt Voucher):​

  • ไปที่เมนู การเงินและกระแสเงินสด ➔ ใบเสร็จรับเงิน
  • คลิก + สร้างใบเสร็จรับเงิน เลือกเหตุผลการรับเงิน (รับชำระหนี้ลูกค้า, ขายซากทรัพย์สิน, รับดอกเบี้ย...)
  • ในช่อง บัญชีที่รับเงิน เลือกบัญชีปลายทาง
  • เมื่ออนุมัติใบเสร็จรับเงิน ระบบจะลงบันทึกรายการ In (เงินเข้า) ในสมุดบัญชีทันที

📌 ขั้นตอนที่ 3: จ่ายค่าสินค้า จ่ายเงินเดือน และค่าใช้จ่ายดำเนินงาน​

ทุกการเบิกจ่ายจะถูกควบคุมตามบัญชีต้นทางอย่างเข้มงวด:

  1. ไปที่เมนู การเงินและกระแสเงินสด ➔ เลือก ใบสำคัญจ่าย (หรือสร้างจากใบสั่งซื้อสินค้า, รอบเงินเดือน)
  2. เลือก บัญชีต้นทางที่ตัดเงิน (Source Account):
    • จ่ายเงินสดให้เมสเซนเจอร์/ซื้อของใช้เบ็ดเตล็ด: เลือก ลิ้นชักเงินสดหน้าร้าน
    • โอนชำระเงินซัพพลายเออร์หรือจ่ายเงินเดือน: เลือก บัญชีธนาคาร
  3. ระบุจำนวนเงินและแนบหลักฐานสลิปโอนเงิน (ถ้ามี)
  4. เมื่อใบสำคัญจ่ายได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย:
    • ระบบจะ หักลดยอดเงิน ในบัญชีต้นทาง (-จำนวนเงิน)
    • สร้างรายการเคลื่อนไหว Out (เงินออก) ในสมุดบัญชีของบัญชีนั้นโดยอัตโนมัติ

📌 ขั้นตอนที่ 4: การโอนเงินภายในระหว่างบัญชี (Internal Transfer)​

ฟังก์ชัน โอนเงินภายใน ใช้เมื่อร้านค้าย้ายเงินระหว่างบัญชีของตนเอง เช่น:

  • สิ้นวัน แคชเชียร์นำเงินสดจากลิ้นชักหน้าร้านไปฝากเข้าบัญชีธนาคาร
  • ถอนเงินจากธนาคารมาเป็นเงินสดย่อยหน้าร้าน
  • โอนเงินระหว่างบัญชีกสิกรไทยไปยังบัญชีไทยพาณิชย์เพื่อจ่ายซัพพลายเออร์

ขั้นตอนการโอน:​

  1. ในหน้า บัญชี & สมุดเงินสด คลิกปุ่ม ⇆ โอนเงินภายใน
  2. กรอกข้อมูลรายการโอน:
    • จากบัญชี (ต้นทาง): เลือกบัญชีที่จะถูกหักเงิน
    • ไปยังบัญชี (ปลายทาง): เลือกบัญชีที่จะได้รับเงินเพิ่ม
    • จำนวนเงินที่โอน: ระบุยอดเงิน
    • ค่าธรรมเนียมการโอน (ถ้ามี): ระบุค่าธรรมเนียมธนาคาร
    • หมายเหตุ: ระบุเหตุผล (เช่น: "นำฝากเงินสดยอดขายกะเช้า วันที่ 27/08")
  3. คลิก ยืนยันการโอนเงิน
กฎเหล็กทางบัญชี

รายการโอนเงินภายใน ไม่มีผลต่อยอดรายได้ และ ไม่มีผลต่อยอดค่าใช้จ่าย ของร้านค้า รายงานกำไรขาดทุน (P&L) จะไม่เกิดความผิดเพี้ยนของตัวเลข

📌 ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบสมุดบัญชีแยกประเภท (Account Statement)​

แต่ละบัญชีมีหน้า สมุดบัญชีแยกประเภท (Account Ledger) สำหรับตรวจสอบรายการเดินบัญชี:

  1. ในหน้ารายการบัญชี คลิกที่บัญชีที่ต้องการตรวจ (หรือคลิกไอคอน ดูสมุดบัญชี)
  2. แถบสรุปตัวเลขประจำงวด:
    • ยอดยกมาต้นงวด (B_start): ยอดเงิน ณ จุดเริ่มต้นของช่วงเวลาที่เลือก
    • ยอดเงินเข้ารวม (Total In): รวมรายรับและการโอนเงินเข้า
    • ยอดเงินออกรวม (Total Out): รวมรายจ่ายและการโอนเงินออก
    • ยอดยกไปสิ้นงวด (B_end): B_end = B_start + Total In - Total Out
  3. การกรองข้อมูลอัจฉริยะ:
    • กรองตามช่วงเวลา: วันนี้, เมื่อวาน, สัปดาห์นี้, เดือนนี้ หรือกำหนดช่วงวันที่เอง
    • กรองตามทิศทางเงิน: ทั้งหมด, เฉพาะเงินเข้า (+), เฉพาะเงินออก (-), การโอนเงินภายใน
  4. เจาะลึกดูเอกสารต้นทาง (Drill-down): คลิกที่รหัสเอกสารเพื่อเปิดดูรายละเอียดคำสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญจ่ายที่ทำให้เกิดรายการนั้น

📌 ขั้นตอนที่ 6: ขั้นตอนการกระทบยอดเงิน (Reconciliation)​

ลำดับการดำเนินการวัตถุประสงค์
1เปิดหน้า สมุดบัญชี บน MaxSeller เลือกช่วงเวลาถึงปัจจุบันตรวจสอบยอดคงเหลือที่บันทึกในระบบ
2เปิดแอปพลิเคชัน Internet Banking ของธนาคาร (หรือนับเงินสดจริงในลิ้นชัก)ตรวจสอบยอดเงินที่มีอยู่จริง
3เปรียบเทียบยอดเงินทั้งสอง:
• หากยอดตรงกัน: ข้อมูลถูกต้อง 100% กดปุ่ม บันทึกกระทบยอด เพื่อปิดรอบตรวจ
• หากยอดไม่ตรงกัน: ตรวจสอบประวัติรายการเพื่อหารายการที่ยังไม่ได้ลงบันทึกหรือคีย์ซ้ำ		ค้นหาและแก้ไขความคลาดเคลื่อนได้ทันทีในแต่ละวัน