Skip to main content

คู่มือจัดการคลังสินค้า นำเข้า-เบิกออก และโอนย้ายคลัง

โมดูล การจัดการคลังสินค้านำเข้า-ส่งออก ของ MaxSeller รองรับระบบหลายคลังสินค้า (Multi-warehouse) ติดตามยอด สต็อกจริง (On-hand) และ สต็อกพร้อมขาย (Available) อย่างแม่นยำ พร้อมการสร้างใบรับสินค้าจากซัพพลายเออร์ ใบเบิกภายใน และการโอนย้ายสินค้าระหว่างสาขา

🌟 1. ความแตกต่างระหว่างสต็อกจริงและสต็อกพร้อมขาย​

  • สต็อกจริง (On-hand Stock): จำนวนสินค้าที่วางอยู่บนชั้นวางในคลังจริง
  • สต็อกพร้อมขาย (Available Stock): สต็อกพร้อมขาย = สต็อกจริง - สินค้าที่ติดจองในออเดอร์ที่ยังไม่จัดส่ง เมื่อลูกค้าสั่งซื้อ ระบบจะล็อกสต็อกไว้ทันทีเพื่อป้องกันการขายสินค้าเกินสต็อก (Overselling)

🚀 2. ขั้นตอนการปฏิบัติงานทีละขั้น (Step-by-Step)​

📌 ขั้นตอนที่ 1: สร้างคลังสินค้าใหม่ (Warehouses)​

  1. ไปที่เมนู สินค้า & คลัง ➔ เลือก จัดการคลังสินค้า (เส้นทาง /warehouses)
  2. คลิกปุ่ม + เพิ่มคลังสินค้าใหม่
  3. กรอกข้อมูล:
    • ชื่อคลัง: เช่น: "คลังใหญ่กรุงเทพฯ", "คลังสาขาเชียงใหม่", "คลังสินค้าชำรุด/ตีกลับ"
    • ที่อยู่คลังสินค้า: ที่อยู่ที่พนักงานขนส่งจะเข้ารับสินค้า
    • เบอร์โทรศัพท์ผู้ดูแลคลัง: ผู้ติดต่อเมื่อส่งมอบสินค้า
    • ตั้งเป็นคลังเริ่มต้น: ระบบจะเลือกคลังนี้อัตโนมัติเมื่อสร้างคำสั่งซื้อใหม่
  4. คลิก บันทึกคลังสินค้า

📌 ขั้นตอนที่ 2: สร้างใบรับสินค้าเข้าคลัง (Goods Receipt / Purchase Order)​

ใช้เมื่อมีสินค้าใหม่ส่งมาถึงโกดังหรือเติมสต็อก:

  1. ไปที่เมนู สินค้า & คลัง ➔ เลือก รับสินค้าเข้าคลัง (เส้นทาง /stock-in)
  2. คลิกปุ่ม + สร้างใบรับสินค้า
  3. กรอกข้อมูล:
    • คลังรับสินค้า: เลือกคลังปลายทาง
    • ซัพพลายเออร์: เลือกผู้จัดจำหน่ายจากระบบ
    • รายการสินค้า: สแกนบาร์โค้ดหรือค้นหาชื่อสินค้า พร้อมระบุ จำนวนที่รับ และ ราคาต่อหน่วย
    • ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ถ้ามี): ค่าขนส่งหรือค่ายกสินค้าเข้าโกดัง ➔ ระบบจะเฉลี่ยรวมเป็นราคาทุนสินค้าให้อัตโนมัติ
    • การชำระเงิน:
      • ชำระทันที: เลือกบัญชีที่ตัดเงิน (เงินสด/ธนาคาร) ➔ ระบบสร้างใบสำคัญจ่ายอัตโนมัติ
      • ติดหนี้ไว้ก่อน: ระบบบันทึกเข้าสมุดบัญชีเจ้าหนี้การค้าซัพพลายเออร์
  4. คลิก เสร็จสิ้น & รับเข้าคลัง: จำนวนสต็อกสินค้าจะเพิ่มขึ้นทันที และราคาทุนเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักจะได้รับการคำนวณใหม่

📌 ขั้นตอนที่ 3: สร้างใบเบิกสินค้าออกคลัง (Goods Issue)​

ใช้เมื่อส่งคืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์ ตัดจำหน่ายสินค้าเสียหาย/หมดอายุ หรือเบิกเป็นสินค้าตัวอย่าง:

  1. ไปที่เมนู สินค้า & คลัง ➔ เลือก เบิกสินค้าออกคลัง (เส้นทาง /stock-out)
  2. คลิกปุ่ม + สร้างใบเบิกสินค้า
  3. เลือก เหตุผลการเบิกออก: ส่งคืนสินค้าชำรุดให้ซัพพลายเออร์, ตัดจำหน่ายสินค้าเสียหาย, เบิกเป็นของแถม/การตลาด, เบิกใช้ภายใน
  4. เลือกรายการสินค้าและจำนวนที่ต้องการเบิก
  5. คลิก ยืนยันการเบิกสินค้า: ระบบจะตัดยอดสต็อกจริงของสินค้าทันที

📌 ขั้นตอนที่ 4: โอนย้ายสินค้าระหว่างสาขา (Stock Transfer)​

ใช้เมื่อย้ายสต็อกจากคลังใหญ่ไปยังหน้าร้านสาขาย่อย:

  1. ไปที่เมนู สินค้า & คลัง ➔ เลือก โอนย้ายสต็อก (เส้นทาง /stock-transfers)
  2. คลิกปุ่ม + สร้างใบโอนสินค้า
  3. เลือก คลังต้นทาง และ คลังปลายทาง
  4. เพิ่มรายการสินค้าและจำนวนที่ต้องการย้าย
  5. กระบวนการ 2 ขั้นตอนเพื่อความปลอดภัย:
    • ขั้นตอน A (เบิกส่งออก): ผู้ดูแลคลังต้นทางอนุมัติ ➔ สินค้าจะเปลี่ยนสถานะเป็น อยู่ระหว่างขนส่ง (In-Transit) และตัดสต็อกคลังต้นทาง
    • ขั้นตอน B (รับเข้าปลายทาง): ผู้ดูแลคลังปลายทางนับจำนวนจริงและคลิก ยืนยันการรับสินค้า ➔ สินค้าจะเพิ่มเข้าคลังปลายทางอย่างสมบูรณ์

📌 ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบการเคลื่อนไหวสต็อก (Stock Card / Ledger)​

ในหน้ารายละเอียดสินค้าแต่ละรายการ คลิกแท็บ ประวัติการเคลื่อนไหว (Stock History) เพื่อดูประวัติการเข้า-ออกทั้งหมด:

  • แสดงรายละเอียดแต่ละรายการ: วันเวลา, รหัสเอกสาร (ออเดอร์, ใบรับ, ใบเบิก), จำนวน (+ / -), สต็อกคงเหลือหลังทำรายการ และพนักงานผู้รับผิดชอบ
  • ช่วยตรวจสอบสาเหตุเมื่อเกิดปัญหาสินค้าสูญหายหรือยอดสต็อกคลาดเคลื่อนได้อย่างแม่นยำ