Chuyển tới nội dung chính

Hướng Dẫn Quản Lý Kho Hàng, Nhập Xuất & Chuyển Kho

Phân hệ Quản lý Kho & Nhập Xuất của MaxSeller hỗ trợ mô hình đa kho (Multi-warehouse), quản lý chính xác hai chỉ số Tồn thực tế và Tồn khả dụng, hỗ trợ lập phiếu nhập hàng nhà cung cấp, xuất kho nội bộ và điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh.

🌟 1. Phân Biệt Tồn Thực Tế & Tồn Khả Dụng​

  • Tồn thực tế (On-hand Stock): Số lượng hàng hóa thực tế đang nằm trong kho.
  • Tồn khả dụng (Available Stock): Tồn khả dụng = Tồn thực tế - Hàng đang giữ chỗ cho các đơn hàng chưa giao. Khi khách đặt hàng, hệ thống lập tức giữ chỗ để không bị bán vượt tồn kho (Overselling).

🚀 2. Hướng Dẫn Từng Bước (Step-by-Step)​

📌 Bước 1: Khởi Tạo Danh Mục Kho Hàng (Warehouses)​

  1. Vào menu Sản phẩm & Kho ➔ Chọn Quản lý Kho hàng (đường dẫn /warehouses).
  2. Nhấn nút + Thêm kho hàng mới.
  3. Điền thông tin:
    • Tên kho: Ví dụ: "Kho Tổng Hà Nội", "Kho Chi Nhánh HCM", "Kho Hàng Lỗi/Hoàn".
    • Địa chỉ kho: Địa chỉ cụ thể shipper đến lấy hàng.
    • Số điện thoại thủ kho: Người liên hệ khi bàn giao hàng hóa.
    • Đặt làm kho xuất mặc định: Tự động chọn kho này khi tạo đơn hàng mới.
  4. Nhấn Lưu kho hàng.

📌 Bước 2: Tạo Phiếu Nhập Kho Từ Nhà Cung Cấp (Goods Receipt / Purchase Order)​

Áp dụng khi nhập hàng mới về kho hoặc bổ sung tồn kho:

  1. Vào menu Sản phẩm & Kho ➔ Chọn Nhập kho (đường dẫn /stock-in).
  2. Nhấn nút + Tạo phiếu nhập kho.
  3. Điền các thông tin:
    • Kho nhập hàng: Chọn kho đích nhận hàng.
    • Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp trong danh bạ (hoặc bấm thêm nhanh).
    • Danh sách sản phẩm nhập: Quét mã vạch hoặc tìm tên sản phẩm, nhập Số lượng nhập và Đơn giá nhập.
    • Chi phí phát sinh (nếu có): Tiền cước vận chuyển bốc dỡ nhập hàng ➔ Hệ thống tự động phân bổ vào giá vốn sản phẩm.
    • Thanh toán:
      • Thanh toán ngay: Chọn tài khoản trích tiền (Tiền mặt/Ngân hàng) ➔ Hệ thống tự sinh Phiếu Chi.
      • Ghi nợ: Hệ thống tự động ghi nhận vào sổ theo dõi Công nợ phải trả Nhà cung cấp.
  4. Nhấn Hoàn tất & Nhập kho: Tồn kho của các sản phẩm sẽ lập tức được cộng tăng tương ứng, và giá vốn bình quân gia quyền sẽ được cập nhật.

📌 Bước 3: Tạo Phiếu Xuất Kho Nội Bộ (Goods Issue)​

Áp dụng khi xuất hàng trả nhà cung cấp, xuất thanh lý hàng hỏng/hết hạn, hoặc xuất làm hàng mẫu/quà tặng:

  1. Vào menu Sản phẩm & Kho ➔ Chọn Xuất kho (đường dẫn /stock-out).
  2. Nhấn nút + Tạo phiếu xuất kho.
  3. Chọn Lý do xuất: Xuất trả hàng lỗi cho NCC, Xuất hủy hàng hỏng, Xuất quà tặng / Marketing, Xuất sử dụng nội bộ.
  4. Chọn danh sách sản phẩm và số lượng cần xuất.
  5. Nhấn Xác nhận xuất kho: Hệ thống sẽ trừ số lượng tồn thực tế của các sản phẩm đã chọn.

📌 Bước 4: Chuyển Kho Nội Bộ Giữa Các Chi Nhánh (Stock Transfer)​

Áp dụng khi điều chuyển hàng hóa từ Kho Tổng về các Chi nhánh cửa hàng:

  1. Vào menu Sản phẩm & Kho ➔ Chọn Chuyển kho (đường dẫn /stock-transfers).
  2. Nhấn nút + Tạo lệnh chuyển kho.
  3. Chọn Kho xuất (Nguồn) và Kho nhận (Đích).
  4. Thêm danh sách sản phẩm và số lượng điều chuyển.
  5. Quy trình 2 bước an toàn:
    • Bước A (Xuất đi): Thủ kho nguồn duyệt ➔ Hàng chuyển sang trạng thái Đang trên đường chuyển (In-Transit) và trừ kho nguồn.
    • Bước B (Nhập đến): Thủ kho đích kiểm đếm thực tế và bấm Xác nhận nhận hàng ➔ Hàng chính thức được cộng vào kho đích.

📌 Bước 5: Tra Cứu Thẻ Kho & Lịch Sử Tồn (Stock Card / Ledger)​

Tại bất kỳ sản phẩm nào, bấm vào tab Thẻ kho (Stock History) để xem toàn bộ vòng đời nhập/xuất của sản phẩm:

  • Xem rõ từng dòng giao dịch: Thời gian, Mã chứng từ (Đơn hàng, Phiếu nhập, Phiếu xuất), Số lượng (+ / -), Tồn sau giao dịch và Nhân viên thực hiện.
  • Giúp truy vết chính xác nguyên nhân thất thoát hoặc sai lệch số lượng tồn kho.