Chuyển tới nội dung chính

Hướng Dẫn Cơ Cấu Phòng Ban, Phân Quyền & Chia Xoay Vòng Lead

Hệ thống phân quyền Role-Based Access Control (RBAC) của MaxSeller giúp bảo vệ an toàn dữ liệu khách hàng, doanh thu và kho hàng bằng cách giới hạn quyền hạn chi tiết theo từng phòng ban và vị trí công việc, kết hợp tính năng chia xoay vòng tự động (Lead Allocation) cho đội ngũ telesale/trực chat.

🌟 1. Mô Hình Phân Cấp Nhân Sự & Nhóm Quyền​

🚀 2. Hướng Dẫn Từng Bước (Step-by-Step)​

📌 Bước 1: Tạo Phòng Ban & Phân Nhóm Quyền Hạn (Departments & Roles)​

  1. Truy cập vào menu Cài đặt & Nhân sự ➔ Chọn Phòng ban & Vai trò (đường dẫn /departments).
  2. Nhấn nút + Thêm phòng ban.
  3. Nhập Tên phòng ban (ví dụ: Team Telesale Ca Ngày, Kho Đóng Hàng Chi Nhánh 1).
  4. Tích chọn các quyền hạn tương ứng với vai trò công việc:
Phân hệQuyền hạn chi tiếtGợi ý cấp quyền
Đơn hàng• Xem tất cả đơn hàng
• Chỉ xem đơn hàng do mình tạo/phụ trách
• Tạo mới & Chỉnh sửa đơn hàng
• Duyệt đơn / Hủy đơn hàng
• Sửa giá bán / Chiết khấu giảm giá		Cấp quyền Xem tất cả cho Quản lý; nhân viên Sale chỉ cấp quyền Chỉ xem đơn do mình phụ trách.
Kho hàng• Xem tồn kho
• Tạo phiếu nhập kho / xuất kho
• Thực hiện kiểm kê kho
• Xem giá vốn sản phẩm		Ẩn quyền Xem giá vốn đối với nhân viên bán hàng/đóng gói.
Tài chính• Tạo & Duyệt phiếu Thu / Chi
• Chuyển tiền nội bộ giữa các tài khoản
• Đối soát tiền cước & COD vận chuyển
• Xem Báo cáo Lãi Lỗ (P&L)		Chỉ cấp quyền cho Chủ shop và Kế toán trưởng.
Khách hàng• Xem danh bạ khách hàng
• Xuất file Excel khách hàng		Khóa quyền xuất Excel đối với nhân viên để tránh rò rỉ dữ liệu data khách hàng.
  1. Nhấn Lưu phòng ban.

📌 Bước 2: Thêm Mới Tài Khoản Nhân Viên (Staff Accounts)​

  1. Vào menu Nhân sự ➔ Chọn Danh sách Nhân viên (đường dẫn /store-employees).
  2. Nhấn nút + Thêm nhân viên.
  3. Điền thông tin nhân sự:
    • Họ và tên: Tên nhân viên hiển thị trên đơn hàng và hội thoại chat.
    • Email đăng nhập: Email của nhân viên để đăng nhập vào MaxSeller Web và App Mobile.
    • Số điện thoại & Chức danh.
    • Phòng ban / Nhóm quyền: Gán vào phòng ban đã cấu hình ở Bước 1.
    • Cửa hàng / Chi nhánh phụ trách: Chọn các chi nhánh mà nhân viên được phép làm việc.
  4. Nhấn Lưu & Kích hoạt. Nhân viên có thể sử dụng email để đăng nhập ngay.

📌 Bước 3: Cấu Hình Chia Xoay Vòng Lead / Hội Thoại (Lead Allocation / Rotation)​

Tính năng Chia xoay vòng giúp tự động phân chia tin nhắn/bình luận mới từ Facebook Fanpage đến từng nhân viên trực chat một cách công bằng và nhanh chóng:

  1. Vào menu Cài đặt hội thoại ➔ Chọn tab Chia xoay vòng (Rotation).
  2. Bật công tắc Kích hoạt chia xoay vòng tự động.
  3. Thiết lập các quy tắc chia:
    • Chia vòng tròn (Round-Robin): Tin nhắn mới lần lượt chia cho Nhân viên A ➔ B ➔ C ➔ A...
    • Chỉ chia cho nhân viên đang Online: Hệ thống chỉ gán hội thoại cho nhân sự đang mở app và sẵn sàng tiếp nhận khách.
    • Giữ nguyên nhân viên cũ: Nếu khách hàng cũ nhắn tin lại, hệ thống ưu tiên gán tiếp cho nhân viên đã từng chăm sóc khách hàng đó trước đây.
    • Giới hạn số lượng hội thoại tối đa: Mỗi nhân viên chỉ được nhận tối đa N hội thoại chưa xử lý cùng lúc để tránh quá tải.

💡 3. Các Biện Pháp An Toàn Dữ Liệu Khuyên Dùng​

3 Nguyên Tắc Bảo Mật Dữ Liệu
  1. Phân quyền tối thiểu (Least Privilege): Chỉ cấp đúng các quyền cần thiết để nhân viên hoàn thành công việc của họ.
  2. Ẩn Giá vốn & Lợi nhuận: Không cho nhân viên bán lẻ hoặc shipper nhìn thấy giá vốn nhập hàng.
  3. Vô hiệu hóa tài khoản ngay lập tức: Khi nhân sự nghỉ việc hoặc đổi ca, quản trị viên chỉ cần tắt nút kích hoạt (IsActive = false) để thu hồi quyền truy cập tức thì mà vẫn giữ nguyên lịch sử đơn hàng của nhân viên đó.