คู่มือโครงสร้างแผนก กำหนดสิทธิ์ และการหมุนเวียนจัดสรร Lead
ระบบการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท Role-Based Access Control (RBAC) ของ MaxSeller ช่วยปกป้องความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้า ยอดขาย และสต็อกสินค้า โดยการจำกัดสิทธิ์อย่างละเอียดตามแต่ละแผนกและตำแหน่งหน้าที่ พร้อมฟังก์ชัน การหมุนเวียนจัดสรร Lead อัตโนมัติ (Lead Allocation) สำหรับทีมขายและแอดมินตอบแชท
🌟 1. โครงสร้างบุคลากรและกลุ่มสิทธิ์การใช้งาน
🚀 2. ขั้นตอนการตั้งค่าทีละขั้น (Step-by-Step)
📌 ขั้นตอนที่ 1: สร้างแผนกและกำหนดกลุ่มสิทธิ์ (Departments & Roles)
- ไปที่เมนู การตั้งค่า & บุคลากร ➔ เลือก แผนกและบทบาท (เส้นทาง
/departments) - คลิกปุ่ม
+ เพิ่มแผนก - ป้อน ชื่อแผนก (เช่น: ทีมขายกะเช้า, คลังสินค้าสาขา 1)
- ทำเครื่องหมายเลือกสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องตามตำแหน่งงาน:
| หมวดหมู่ | สิทธิ์โดยละเอียด | คำแนะนำในการกำหนดสิทธิ์ |
|---|---|---|
| คำสั่งซื้อ | • ดูคำสั่งซื้อทั้งหมด • ดูเฉพาะคำสั่งซื้อที่ตนเองสร้าง/รับผิดชอบ • สร้างและแก้ไขคำสั่งซื้อ • อนุมัติ / ยกเลิกคำสั่งซื้อ • แก้ไขราคาขาย / ส่วนลด | กำหนดสิทธิ์ ดูทั้งหมด ให้ผู้จัดการ; พนักงานขายกำหนดเฉพาะ ดูเฉพาะออเดอร์ที่ตนรับผิดชอบ |
| คลังสินค้า | • ดูสต็อกสินค้าคงเหลือ • สร้างใบรับเข้า / เบิกออกคลัง • ทำการตรวจนับสต็อก • ดูราคาทุนสินค้า | ซ่อนสิทธิ์ ดูราคาทุน สำหรับพนักงานขายและพนักงานแพ็คของ |
| การเงิน | • สร้างและอนุมัติใบเสร็จ / ใบสำคัญจ่าย • โอนเงินภายในระหว่างบัญชี • กระทบยอดค่าขนส่งและเงิน COD • ดูรายงานกำไรขาดทุน (P&L) | กำหนดสิทธิ์เฉพาะเจ้าของร้านและสมุห์บัญชีเท่านั้น |
| ลูกค้า | • ดูรายชื่อลูกค้า • ส่งออกไฟล์ Excel ข้อมูลลูกค้า | ปิดสิทธิ์ส่งออก Excel สำหรับพนักงานทั่วไปเพื่อป้องกันข้อมูลลูกค้ารั่วไหล |
- คลิก
บันทึกแผนก
📌 ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มบัญชีพนักงานใหม่ (Staff Accounts)
- ไปที่เมนู บุคลากร ➔ เลือก รายชื่อพนักงาน (เส้นทาง
/store-employees) - คลิกปุ่ม
+ เพิ่มพนักงาน - กรอกข้อมูลพนักงาน:
- ชื่อ-นามสกุล: ชื่อพนักงานที่จะแสดงบนคำสั่งซื้อและกล่องข้อความแชท
- อีเมลเข้าสู่ระบบ: อีเมลสำหรับล็อกอินเข้าสู่ MaxSeller Web และ Mobile App
- เบอร์โทรศัพท์และตำแหน่งงาน
- แผนก / กลุ่มสิทธิ์: กำหนดแผนกที่ตั้งค่าไว้ในขั้นตอนที่ 1
- ร้านค้า / สาขาที่รับผิดชอบ: เลือกร้านค้าหรือสาขาที่พนักงานได้รับอนุญาตให้ทำงาน
- คลิก
บันทึก & เปิดใช้งานพนักงานสามารถใช้อีเมลเข้าสู่ระบบได้ทันที
📌 ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าระบบหมุนเวียนกระจาย Lead / แชท (Lead Allocation / Rotation)
ฟังก์ชัน กระจาย Lead แบบหมุนเวียน ช่วยแบ่งข้อความหรือคอมเมนต์ใหม่จาก Facebook Fanpage ให้พนักงานตอบแชทอย่างทั่วถึงและรวดเร็ว:
- ไปที่เมนู ตั้งค่าการสนทนา ➔ เลือกแท็บ การกระจาย Lead (Rotation)
- เปิดสวิตช์
เปิดใช้งานการกระจาย Lead อัตโนมัติ - ตั้งค่ากฎการกระจาย:
- วนรอบ (Round-Robin): ข้อความใหม่จะถูกส่งต่อให้ พนักงาน A ➔ B ➔ C ➔ A... ตามลำดับ
- จ่ายให้เฉพาะพนักงานที่ออนไลน์: ระบบจะมอบหมายการสนทนาให้พนักงานที่เปิดแอปและพร้อมให้บริการเท่านั้น
- ดูแลลูกค้าเดิมต่อเนื่อง: หากลูกค้าเก่าทักซ้ำ ระบบจะส่งต่อให้พนักงานที่เคยดูแลลูกค้ารายนี้ก่อน
- จำกัดจำนวนแชทสูงสุด: กำหนดให้พนักงานแต่ละคนรับแชทที่ยังไม่ปิดการขายได้สูงสุดไม่เกิน
Nเคส เพื่อป้องกันงานล้นมือ
💡 3. แนวทางปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
3 กฎเหล็กด้านความปลอดภัย
- ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น (Least Privilege): มอบหมายเฉพาะสิทธิ์ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของตำแหน่งนั้นเท่านั้น
- ซ่อนราคาทุนและกำไร: ป้องกันไม่ให้พนักงานหน้าร้านหรือผู้จัดส่งมองเห็นต้นทุนราคาสินค้า
- ระงับการใช้งานทันทีเมื่อลาออก: เมื่อพนักงานลาออกหรือเปลี่ยนหน้าที่ ผู้ดูแลระบบเพียงปิดสวิตช์ใช้งาน (
IsActive = false) เพื่อตัดสิทธิ์เข้าถึงทันที โดยที่ประวัติคำสั่งซื้อยังคงอยู่อย่างสมบูรณ์