Chuyển tới nội dung chính

Hướng Dẫn Quy Trình Xử Lý & Vận Hành Đơn Hàng Chuẩn

Tài liệu này mô tả chi tiết vòng đời đơn hàng từ khi tiếp nhận, xác nhận chốt đơn, đóng gói, bàn giao ĐVVC đến khi giao thành công hoặc xử lý hoàn trả trong hệ thống MaxSeller.

🌟 1. Vòng Đời Trạng Thái Đơn Hàng (Order Lifecycle)​

🚀 2. Hướng Dẫn Vận Hành Từng Bước (Step-by-Step)​

📌 Bước 1: Tiếp Nhận & Xác Nhận Đơn Hàng (Order Confirmation)​

  1. Vào menu Bán hàng ➔ Chọn Danh sách Đơn hàng (đường dẫn /orders).
  2. Lọc danh sách theo tab trạng thái Đơn Mới (New).
  3. Nhân viên Telesale/Chăm sóc khách hàng nhấp vào từng đơn:
    • Kiểm tra thông tin địa chỉ, số điện thoại, phân loại sản phẩm (màu sắc, size).
    • Gọi điện thoại xác nhận với khách hàng.
  4. Sau khi chốt xong, bấm nút Xác nhận đơn hàng: Đơn hàng chuyển sang trạng thái Đã xác nhận (Confirmed).

📌 Bước 2: In Phiếu Nhặt Hàng & Đóng Gói (Fulfillment & Packaging)​

  1. Bộ phận Kho lọc danh sách đơn ở trạng thái Đã xác nhận.
  2. Tích chọn các đơn hàng và bấm nút In phiếu nhặt hàng (Pick List):
    • Phiếu nhặt hàng tổng hợp danh sách tất cả sản phẩm cần lấy ra khỏi kệ hàng (ví dụ: 10 Áo Polo Đen M, 5 Áo Polo Trắng L...).
  3. Nhân viên kho nhặt hàng từ kệ và tiến hành đóng gói bưu kiện.

📌 Bước 3: Đẩy ĐVVC & In Phiếu Giao Hàng Hàng Loạt​

  1. Tại danh sách đơn hàng đã đóng gói, tích chọn các đơn và bấm nút Đẩy ĐVVC hàng loạt.
  2. Hệ thống tự động gửi dữ liệu sang máy chủ GHTK, GHN, Viettel Post, J&T... và nhận về Mã vận đơn (Tracking Number).
  3. Bấm In phiếu gửi hàng (Shipping Label):
    • Dán phiếu gửi có mã vạch lên bọc hàng.
    • Xếp bưu kiện vào khu vực chờ bàn giao.

📌 Bước 4: Bàn Giao Cho Tài Xế Bưu Tá (Carrier Handover)​

  1. Khi tài xế của hãng vận chuyển đến kho lấy hàng:
    • Bấm nút Tạo biên bản bàn giao (Handover Record).
    • Bưu tá dùng máy quét bắn mã vạch trên từng bưu kiện.
    • Hai bên ký xác nhận vào biên bản bàn giao số lượng bưu kiện thực tế.
  2. Khi tài xế quét nhập trạm, trạng thái đơn hàng trên MaxSeller sẽ tự động chuyển sang Đang giao hàng (In-Transit).

📌 Bước 5: Theo Dõi Quá Trình Giao Hàng & Thu Tiền COD​

  • Tự động đồng bộ lộ trình: MaxSeller tự động cập nhật nhật ký di chuyển của gói hàng từ API của ĐVVC (Đã đến kho phân loại, Đang đi phát, Giao không thành công lần 1...).
  • Giao thành công: Khi khách nhận hàng và trả tiền, trạng thái đơn chuyển sang Thành công (Delivered). Tiền thu hộ COD sẽ được ghi nhận vào danh sách chờ đối soát với ĐVVC.

💡 3. Bảng Phân Quyền Vận Hành Đơn Hàng​

Vị trí nhân sựNhiệm vụ chính trong quy trình
Nhân viên Telesale / ChatTạo đơn, gọi điện xác nhận đơn, chỉnh sửa thông tin giao hàng theo yêu cầu khách.
Thủ kho / Nhân viên đóng góiIn phiếu nhặt hàng, đóng bưu kiện, in mã vận đơn, ký biên bản bàn giao với bưu tá.
Kế toán vận chuyểnTheo dõi tiền COD thu hộ, đối soát cước vận chuyển định kỳ 2 lần/tuần với hãng ship.