Chuyển tới nội dung chính

Hướng Dẫn Tạo Đơn Hàng Mới Tại Quầy & Bán Online

Màn hình Tạo Đơn Hàng (POS & Online Order Form) của MaxSeller được thiết kế tối ưu tốc độ tối đa cho nhân viên bán lẻ tại quầy, nhân viên chốt đơn online (Telesale/Chat) và nhân viên kho, hỗ trợ quét mã vạch, tự tính phí ship và sinh mã VietQR thanh toán tự động.

🌟 1. Quy Trình Lên Đơn Chuẩn 5 Bước​

🚀 2. Hướng Dẫn Thao Tác Chi Tiết Từng Bước​

📌 Bước 1: Khai Báo Thông Tin Khách Hàng (Customer Info)​

  1. Nhập Số điện thoại của khách hàng vào ô tìm kiếm:
    • Nếu là Khách hàng cũ: Hệ thống sẽ tự động nhận diện, điền sẵn Họ tên, Địa chỉ giao hàng quen thuộc, đồng thời hiển thị Lịch sử mua hàng, Nhóm khách hàng (VIP/Thân thiết) và Số tiền công nợ cũ.
    • Nếu là Khách hàng mới: Nhập Họ và tên, Số điện thoại và chọn Địa chỉ nhận hàng 3 cấp (Tỉnh/Thành phố ➔ Quận/Huyện ➔ Phường/Xã ➔ Địa chỉ chi tiết số nhà/đường).
  2. Tùy chọn: Nhập ngày sinh nhật khách hàng để áp dụng chính sách ưu đãi sinh nhật.

📌 Bước 2: Chọn Kho Xuất Hàng & Thêm Sản Phẩm Vào Giỏ​

  1. Chọn Kho xuất hàng (Warehouse): Chọn kho thực tế sẽ xuất hàng đi (mặc định lấy kho chính của chi nhánh).
  2. Thêm sản phẩm vào giỏ:
    • Bằng máy quét Barcode: Đặt con trỏ vào ô tìm kiếm và bấm máy quét mã vạch trên tem sản phẩm. Mặt hàng sẽ ngay lập tức được thêm vào giỏ.
    • Bằng tìm kiếm thủ công: Gõ tên sản phẩm, mã SKU hoặc phân loại (ví dụ: Áo Polo Trắng Size L).
  3. Kiểm tra tồn kho:
    • Mỗi dòng sản phẩm hiển thị rõ Số lượng tồn khả dụng.
    • Nếu sản phẩm hết hàng hoặc số lượng đặt vượt quá tồn kho, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo màu đỏ.
  4. Điều chỉnh số lượng & Đơn giá:
    • Bấm nút + hoặc - để tăng/giảm số lượng.
    • Nếu nhân viên có quyền sửa giá, có thể nhấp trực tiếp vào ô đơn giá để điều chỉnh giá bán đặc biệt cho khách.

📌 Bước 3: Áp Dụng Chiết Khấu, Phụ Thu & Ghi Chú​

  1. Giảm giá (Discount):
    • Nhập số tiền giảm giá trực tiếp (ví dụ: 50,000 đ) hoặc nhập phần trăm chiết khấu (ví dụ: 10%).
  2. Phí vận chuyển & Miễn phí ship (Shipping Fee):
    • Nhập phí ship thu của khách (hoặc tích chọn Miễn phí vận chuyển nếu shop chịu phí).
  3. Phụ thu (Surcharge):
    • Dùng cho các khoản thu thêm như: Phí đóng gói hộp quà cao cấp, Phí in ấn logo riêng...
  4. Ghi chú đơn hàng:
    • Ghi chú nội bộ (Internal Note): Dành riêng cho nhân viên xem (ví dụ: "Khách khó tính, gọi xác nhận kỹ trước khi gửi").
    • Ghi chú in đơn (Print Note): In trực tiếp lên phiếu gửi bưu tá đọc (ví dụ: "Cho khách xem hàng, gọi trước khi giao").

📌 Bước 4: Chọn Đơn Vị Vận Chuyển & Phương Thức Thanh Toán​

1. Chọn Đơn Vị Vận Chuyển (Carrier):​

  • Chọn hãng vận chuyển đối tác (GHTK, GHN, Viettel Post, J&T...).
  • Hệ thống tự động tính cước vận chuyển dự tính dựa trên trọng lượng đóng gói và khoảng cách địa lý.

2. Chọn Phương Thức Thanh Toán:​

  • Tùy chọn A: Thu hộ (COD - Tiền mặt khi nhận hàng):
    • Khách hàng sẽ thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng cho shipper khi nhận bưu kiện.
    • Số tiền cần thu hộ: Tổng COD = Tiền hàng + Phí ship + Phụ thu - Giảm giá.
  • Tùy chọn B: Chuyển khoản (Bank Transfer):
    • Khi chọn Chuyển khoản, hệ thống hiển thị dropdown Tài khoản ngân hàng nhận tiền.
    • Tự động hiển thị thẻ VietQR Preview: Ảnh mã QR kèm Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chủ tài khoản, Số tiền cần chuyển và Cú pháp nội dung DH <SĐT>.
    • Khách quét mã QR chuyển khoản thành công ➔ Tiền thu hộ COD sẽ tự động giảm trừ về 0 đ.

📌 Bước 5: Hoàn Tất Đơn Hàng & In Hóa Đơn​

  • Bấm Lưu đơn hàng: Đơn hàng được tạo thành công ở trạng thái Mới (New), tồn kho khả dụng lập tức được trừ giữ chỗ.
  • Bấm Lưu & Đẩy ĐVVC: Hệ thống lập tức gọi API sang hãng vận chuyển lấy mã tracking bưu kiện.
  • Bấm In hóa đơn (In Bill): In phiếu xuất kho/hóa đơn bán lẻ khổ K80 hoặc in phiếu gửi hàng ĐVVC.

💡 3. Bảng Tổng Hợp Công Thức Tính Tiền Đơn Hàng​

1. Tổng tiền hàng = Tổng (Số lượng x Đơn giá từng món)
2. Tổng giá trị đơn hàng = Tiền hàng + Phí ship + Phụ thu - Giảm giá
3. Tiền cần thu hộ (COD) = Tổng giá trị đơn hàng - Tiền khách đã chuyển khoản trước

❓ 4. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)​

1. Khách chuyển khoản đặt cọc trước một phần thì xử lý thế nào?

Trả lời: Bạn chọn Phương thức Chuyển khoản, sau đó tại ô Tiền đã thanh toán (Transferred Amount), bạn nhập số tiền khách đã cọc (ví dụ: 100,000 đ). Số tiền COD còn lại cần thu khi giao hàng sẽ tự động được trừ đi khoản cọc này.

2. Có thể tạo đơn hàng trực tiếp từ khung chat Facebook không?

Trả lời: Có. Ở cột bên phải của màn hình MaxSeller Chat (Sidepanel), có sẵn form Tạo đơn hàng nhanh. Hệ thống sẽ tự động bắt Tên khách hàng và Số điện thoại có trong tin nhắn để điền sẵn vào đơn.